Conditions générales de vente

Article 1Qui contracte

Viva QSE est le nom commercial de Mathieu Bataillon EI (« Viva QSE »), entreprise individuelle. SIREN 992 099 515 (RCS de Perpignan), SIRET 992 099 515 00015, code APE 7022Z. Siège : 27 boulevard de l’Oratori, 66200 Théza. Contact : bonjour@vivaqse.fr.

Assurance responsabilité civile professionnelle souscrite auprès de Hiscox SA, par sa succursale française, sous la référence HSXIN320072071A, offre « Métiers du Conseil ». La garantie s’exerce pour les activités déclarées à l’assureur, dans les limites, conditions et exclusions de la police. Une attestation peut être demandée. Cette mention ne vaut pas garantie générale de couverture de toute mission ou de toute fonction désignée.

Le « Client » est un professionnel. Ces conditions s’adressent exclusivement aux relations entre professionnels.

Article 2Le cadre contractuel

Le contrat se compose des présentes CGV, du Devis signé et du document de cadrage correspondant à la prestation :

• Check : programme d’audit ;
• Build : spécification ;
• Run : lettre de mission ;
• Mentoring : programme de mentoring.

Le document de cadrage accepté avant le démarrage identifie les livrables, les référentiels ou niveaux de service applicables et les critères précis permettant d’en vérifier la conformité. Un accord de sous-traitance des données (DPA) complète ces documents lorsque Viva QSE traite des données personnelles pour le compte du Client. Si le Devis traite un point différemment, il prévaut sur les CGV pour ce seul point.

Les offres Check, Build, Run et Mentoring, leur contenu et leurs tarifs sont présentés sur vivaqse.fr/offres, à titre d’information. Seul le Devis engage Viva QSE sur le périmètre, le prix et le calendrier.

Les prix sont exprimés en euros hors taxes ; la TVA est facturée en sus.

Les présentes CGV visent une clientèle professionnelle, sous réserve des dispositions impératives. Lorsqu’un contrat est conclu hors établissement avec un professionnel employant au plus cinq salariés et porte sur une prestation étrangère à son activité principale, les protections étendues par l’article L. 221-3 du Code de la consommation s’appliquent, notamment le droit de rétractation de quatorze jours. Les informations précontractuelles et le formulaire type de rétractation requis sont remis avant la conclusion. Aucun paiement n’est encaissé avant l’expiration du délai de sept jours lorsque l’article L. 221-10 l’interdit. Le démarrage avant la fin du délai de rétractation exige une demande expresse sur support durable et les informations requises par la loi. En cas de rétractation, seule la part légalement due pour les services effectivement fournis peut être demandée ; ces règles prévalent sur les clauses d’acompte et d’annulation. La perte du droit de rétractation n’intervient que dans les conditions légales de pleine exécution et de consentement préalable.

Article 3Nature des engagements

Viva QSE est tenu d’une obligation de moyens, jamais de résultat. L’obtention d’une certification ou d’une validation réglementaire dépend de l’implication du Client, du fonctionnement quotidien de son système et de la décision souveraine d’un organisme ou d’une autorité indépendant. L’absence de garantie d’obtention d’une certification n’exonère pas Viva QSE des conséquences d’un manquement prouvé à ses propres obligations. Un refus de certification, un report d’audit ou un avis défavorable ne suffit pas, à lui seul, à établir un tel manquement. Les indicateurs historiques communiqués (taux de réussite, délais observés) n’ont aucune valeur d’engagement.

Impartialité : Viva QSE ne réalise pas l’audit interne officiel d’un système qu’il a construit ou co-construit (exigence d’impartialité de la clause 9.2 des normes ISO de systèmes de management). Il peut le faire évaluer à blanc (Check) ou former le référent interne du Client (Mentoring), qui signe l’audit.

Article 4Coopération et gel de projet

Le Client désigne ses référents, garantit leur présence aux ateliers et fournit les documents, accès et arbitrages demandés sous 5 jours ouvrés.

Si le Client ne répond pas, ne livre pas ou reporte les ateliers pendant plus de 15 jours calendaires consécutifs, après deux relances écrites en 7 jours, le projet est suspendu de plein droit et le créneau est libéré.

Toute reprise suppose un forfait de réactivation de 450 € HT, facturé avant la reprise, dans la limite de trois par mission Build. Au-delà, Viva QSE peut mettre fin au contrat aux torts du Client, sans préjudice des sommes dues.

Article 5Périmètre, extensions et régie

Le Devis fixe le périmètre de base : une société, une norme ou un référentiel (ou un projet), et son cadre. Toute demande qui en sort fait l’objet d’un avenant écrit ou d’un devis d’ajustement.

Majoration : chaque ajout convenu au Devis ajoute 30 % de la base initiale : par périmètre supplémentaire pour Build ; par société, filiale ou norme supplémentaire pour Run. Le calcul est linéaire et additif, jamais en cascade. Un site d’exploitation supplémentaire est traité de la même manière lorsque le Devis le prévoit.

Pour Run, chaque société ou filiale ajoutée apporte 2 heures mutualisées par mois. L’ajout d’une norme seule n’ajoute pas automatiquement d’heures. Les entités et référentiels couverts sont identifiés au Devis ; une même entité et un même référentiel commun ne sont pas comptés plusieurs fois.

Hors forfait : les demandes hors périmètre sont facturées en régie, à la journée ou à la demi-journée, au tarif abonné si un Run est actif et au tarif public sinon, tels que publiés sur vivaqse.fr/offres à la date de signature du Devis, ou fixés au Devis. Une régie de plus de 15 jours ouvrés est facturée sur relevé d’activité mensuel (article 6). Un tarif dégressif peut être convenu au Devis pour une longue mission.

Viva QSE peut aussi réaliser en régie, sur Devis dédié, d’autres missions relevant de son expertise (autres référentiels, RSE, pilotage de projet élargi, management de transition).

Article 6Livraison et validation

Une preuve de réalisation adaptée à chaque prestation, sans document doublon :

• Check. Le programme d’audit est établi avant l’intervention. Le rapport d’audit, avec le programme associé, constitue le dossier de livraison. Aucun PV supplémentaire n’est requis.
• Build. Un seul PV de livraison final recense les livrables remis au regard de la spécification et les éventuelles réserves. Les revues de sprint et le backlog assurent la traçabilité intermédiaire, sans PV à chaque sprint. Le PV constate la livraison ; il ne garantit pas l’obtention d’une certification.
• Run. Le rapport mensuel constitue le livrable de la période : suivi, décisions, actions et consommation de l’enveloppe. Aucun PV additionnel.
• Mentoring. Un compte-rendu de séance tient lieu de PV de mentoring : date, durée, sujets travaillés et prochaines actions. Les séances peuvent être regroupées dans un compte-rendu mensuel selon le programme de mentoring. Aucun autre document de validation.
• Régie. Le relevé d’activité tient lieu de PV : interventions et temps réalisé. Il est remis après l’intervention, ou mensuellement pour une mission continue.

Remise. Les documents sont transmis par email ou déposés dans l’espace documentaire partagé avec notification au Client. La date de remise fait foi.

Validation. Un email explicite peut confirmer la validation, y compris pour le PV final Build. Une signature électronique reste possible, mais aucune signature supplémentaire systématique n’est exigée.

Pour Check et Build, le Client dispose de 10 jours ouvrés à compter de la remise complète pour notifier des réserves écrites et motivées. Pour le rapport mensuel Run, le compte-rendu de mentoring et le relevé d’activité en régie, le délai est de 7 jours calendaires. À défaut de réserve dans ce délai, la prestation est réputée validée. L’usage opérationnel d’un livrable (mise en œuvre, présentation à un auditeur) vaut validation. Les délais de paiement de l’article 7 restent applicables.

Réserves. Viva QSE corrige dans la limite du périmètre et remet de nouveau ; le Client dispose alors de 5 jours ouvrés, limités aux points corrigés.

Plateforme Malt. Le processus de validation de la plateforme vaut recette : aucun second PV n’est demandé pour constater la même opération.

Clôture. Viva QSE confirme par email la fin de la mission.

Article 7Prix, acompte et paiement

Acompte Build. Une mission Build est soumise à un acompte de 30 % du forfait HT, facturé à la signature du Devis et payable à réception par virement, sauf interdiction légale temporaire d’encaissement visée à l’article 2. Il réserve et bloque le planning : le créneau est confirmé à l’encaissement, sous réserve des règles impératives visées à l’article 2. L’acompte s’impute sur le prix. Le solde suit l’échéancier du Devis, par défaut à la remise finale avec le PV de livraison.

Autres prestations. Check et Mentoring sont facturés à la réalisation, sauf mention contraire au Devis. Run est facturé mensuellement, à terme échu. Pour un dossier Malt, la facturation et l’acompte suivent les règles de la plateforme.

Paiement. Trente jours nets à compter de l’émission, par virement uniquement. Aucun escompte pour paiement anticipé.

Retard. Les pénalités de retard sont exigibles sans rappel, au taux de refinancement de la Banque centrale européenne majoré de 10 points, avec une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €.

Suspension. Si une facture reste impayée à l’échéance, 8 jours calendaires après une mise en demeure par email, Viva QSE peut suspendre ses prestations, y compris l’assistance et, le cas échéant, démissionner de ses rôles de référent (article 9), sans indemnité pour le Client.

Groupe. Lorsque le Devis couvre plusieurs entités, la société signataire se porte fort du paiement de toutes les factures et en est garante solidaire.

Article 8Abonnement Run

Durée. Engagement de 12 mois, puis reconduction tacite par périodes de 12 mois. Chaque partie peut y mettre fin avec un préavis de 60 jours calendaires, notifié par email avec accusé de réception, par signature électronique ou par lettre recommandée.

Sortie libre au 3e mois. Le Client peut résilier sans pénalité à l’issue du 3e mois calendaire, en le notifiant par écrit au moins 30 jours avant la fin de ce mois. Passé ce délai, les mensualités restant à courir jusqu’au terme de la période en cours sont dues, à titre de clause pénale (article 1231-5 du Code civil) que le juge peut modérer.

Contenu. L’abonnement est décrit au Devis et dans la lettre de mission, qui cadre les missions confiées, le périmètre couvert et, le cas échéant, les désignations officielles. Toute modification de périmètre passe par avenant.

Enveloppe d’heures. Elle s’utilise librement et est mutualisée à l’échelle du groupe. Tout collaborateur habilité de tout service ou filiale couverte peut formuler directement une demande ; le temps consacré aux changements, arbitrages et travaux opérationnels est décompté de l’enveloppe. Les heures non utilisées ne sont pas reportables. Viva QSE prévient avant tout dépassement et obtient un accord écrit préalable du Client pour les demandes hors forfait.

Le suivi mensuel du management, le comité trimestriel et la gestion des incidents inclus sont distincts de l’enveloppe opérationnelle : ils ne la consomment pas. Les autres routines incluses sont précisées dans la lettre de mission.

Incidents. Un incident est un événement déclaré qui affecte ou menace la conformité ou la sécurité du Client : violation de données, incident de sécurité, contrôle ou inspection, audit surprise. Sa gestion dans le périmètre convenu est incluse, hors enveloppe et sans limite de durée ni supplément de main-d’œuvre. Les incidents inclus sont identifiés séparément dans le rapport mensuel. Une évolution durable ou un chantier distinct qui en découle fait l’objet d’une qualification partagée ; il ne peut être facturé en supplément qu’après accord écrit du Client. Le suivi mensuel du management et le comité trimestriel ne consomment pas l’enveloppe opérationnelle. La lettre de mission précise ces modalités sans imposer de formulaire ou de PV supplémentaire. La responsabilité reste plafonnée dans les conditions de l’article 10.

Prix. Aucune indexation automatique n’est appliquée. Le prix accepté au Devis reste applicable à périmètre inchangé, y compris à la reconduction. Une modification de prix nécessite un accord écrit ; une modification du tarif public ne modifie pas un contrat en cours.

De Build à Run. Le passage de Build à Run n’est jamais automatique : il suppose l’acceptation expresse de l’option au Devis Build, à défaut de quoi un nouveau Devis est nécessaire. Une entrée directe en Run, sans Build préalable, peut donner lieu à un audit d’entrée facturé selon le Devis.

Article 9Désignations officielles : DPO, RSSI, référent QSE/HSE

Viva QSE peut être désigné DPO, RSSI ou référent QSE/HSE externe dans le cadre d’un Run, si la lettre de mission le prévoit. Chaque fonction fait l’objet d’une lettre de désignation distincte. Pour un groupe, Viva QSE effectue une déclaration par entité, dans une lettre cadre signée par le client principal.

Indépendance. Le Client reste seul responsable de traitement et seul décisionnaire des mesures à mettre en œuvre. Viva QSE n’est pas désigné DPO pour un dispositif dont il détermine seul les finalités et les moyens ; l’analyse d’absence de conflit d’intérêts est documentée dans la lettre de désignation.

Signalement au Prestataire. Le Client informe Viva QSE sans délai de tout événement critique et, dans tous les cas, au plus tard dans les 24 heures de sa découverte : violation de données, incident de sécurité, accident du travail, presque-accident ou inspection. Ce délai contractuel ne remplace aucun délai légal. Les notifications de violations de données relèvent des règles propres à l’article 13 ; les accidents et inspections suivent leurs règles spécifiques. Un retard d’information n’exonère pas Viva QSE de sa propre faute ; ses conséquences sont appréciées au regard du préjudice effectivement causé par ce retard.

Limite. Viva QSE ne répond pas solidairement d’une mise en demeure, d’une sanction, d’un accident ou d’un retrait de certification, sauf faute prouvée, dans le plafond de l’article 10.

Démission. En cas de non-paiement persistant, Viva QSE peut démissionner de ses rôles avec un préavis de 30 jours, pour préserver la continuité du Client.

Article 10Responsabilité

Sous réserve des dispositions impératives, les indemnités mises à la charge de Viva QSE, tous manquements confondus, sont plafonnées au plus bas des deux montants suivants : (1) les sommes HT effectivement payées au titre du Devis concerné, ou des douze derniers mois de facturation pour un Run, avec pour un Run un minimum égal à une mensualité contractuelle ; (2) un plafond contractuel de 100 000 €. Cette limitation ne s’applique pas en cas de faute lourde, de dol ou de dommage corporel, ni lorsqu’elle priverait une obligation essentielle de sa substance. Ce plafond contractuel est distinct des garanties d’assurance : il ne constitue ni une promesse d’indemnisation par Hiscox ni un montant assuré réservé à chaque Client.

Seuls les préjudices indirects sont exclus. Un dommage immatériel n’est pas exclu du seul fait de sa nature : il peut être indemnisable s’il constitue un dommage direct, dans les limites ci-dessus. La qualification de dommages tels qu’une perte de données, une perte d’exploitation ou un coût de remise en état s’apprécie selon les circonstances, sans exclusion automatique par leur seule dénomination.

Conformément à la loi n° 2022-172 du 14 février 2022, le patrimoine personnel de Mathieu Bataillon est séparé de son patrimoine professionnel. Viva QSE n’y renonce pas.

Force majeure. La force majeure s’apprécie selon les conditions de l’article 1218 du Code civil : un événement échappant au contrôle de la partie empêchée, qui ne pouvait être raisonnablement prévu lors de la conclusion du contrat et dont les effets ne peuvent être évités par des mesures appropriées, doit empêcher l’exécution de son obligation. Une cyberattaque, une panne d’hébergement, une grève, une pandémie ou une sanction économique ne constitue donc pas automatiquement un cas de force majeure. La partie empêchée informe l’autre sans délai et prend les mesures appropriées pour limiter les conséquences de l’événement. Si l’empêchement est temporaire, l’exécution est suspendue, sauf si le retard justifie la résolution du contrat. S’il est définitif, le contrat prend fin dans les conditions légales. Si l’empêchement persiste plus de 30 jours, chaque partie peut mettre fin au contrat par notification écrite, sans indemnité ; les prestations réalisées restent dues et les sommes versées pour des prestations non réalisées sont régularisées.

Article 11Outils numériques et intelligence artificielle

Viva QSE utilise des outils d’intelligence artificielle pour produire une partie des livrables. Le Client en est informé et l’accepte à la signature du Devis.

Chaque livrable est relu, validé et mis en cohérence par Viva QSE, qui en assume l’entière responsabilité éditoriale. Le mode de production ne peut être invoqué comme cause de non-conformité dès lors que le livrable répond aux critères du Devis.

Viva QSE ne soumet aux outils d’IA aucune donnée personnelle identifiante ni information confidentielle du Client sans anonymisation ou pseudonymisation préalable. Il désactive l’entraînement des modèles et l’historique des conversations, et n’utilise aucun retour d’expérience (« feedback ») sur les conversations qui contiennent des informations du Client.

Article 12Propriété intellectuelle

Après paiement intégral, Viva QSE cède au Client, sur les livrables rédigés spécifiquement pour lui (audits, registres, cartographies, fiches de processus), les droits patrimoniaux suivants : le droit de reproduction, permettant de les copier et de les enregistrer sur ses supports professionnels ; le droit de représentation, permettant de les communiquer et de les présenter pour les besoins de son activité ; et le droit d’adaptation, permettant de les modifier, de les compléter et de les mettre à jour. Ces droits sont accordés pour le monde entier et pour la durée légale de protection, pour les seuls besoins d’exploitation interne du Client. Dès leur remise et dans l’attente du paiement, le Client bénéficie d’une autorisation provisoire de reproduction, d’utilisation opérationnelle et de transmission pour les besoins de la mission, notamment à ses auditeurs, organismes certificateurs, autorités et conseils. Cette autorisation ne transfère pas les droits définitifs, ne permet pas la revente des livrables et ne dispense pas de payer les factures à l’échéance. Elle ne vaut pas, à elle seule, reconnaissance de conformité. Les obligations légales de communication à une autorité demeurent applicables.

Les méthodes, modèles, structures documentaires, scripts, invites (« prompts ») et savoir-faire préexistants restent la propriété exclusive de Viva QSE, qui accorde au Client une licence gratuite, non exclusive, perpétuelle et incessible pour son usage interne. Le contrat ne confère aucun droit sur la marque et les signes distinctifs de Viva QSE.

Article 13Données, confidentialité et non-sollicitation

DPA. Un accord de sous-traitance (article 28 du RGPD) est annexé à chaque Devis dès que Viva QSE traite des données personnelles du Client. Il précise les mesures de sécurité (chiffrement, stockage sécurisé, double authentification, hébergement dans l’Union européenne) et la suppression des fichiers temporaires sous 30 jours à l’issue de la mission.

Violation de données. Le Client informe Viva QSE sans délai, et au plus tard dans les 24 heures, d’une violation ou d’une suspicion. Lorsque Viva QSE agit comme sous-traitant, il notifie au responsable du traitement toute violation dont il a connaissance sans délai injustifié, conformément au DPA. Le responsable du traitement documente les violations et décide de la notification à l’autorité compétente : lorsqu’une violation est susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes, il la notifie dans les meilleurs délais et, si possible, au plus tard 72 heures après en avoir pris connaissance. Si ce délai est dépassé, il motive le retard. En cas de risque élevé, les personnes concernées sont informées sans délai injustifié, sauf exception légale. Une notification peut être complétée progressivement sans attendre de disposer de toutes les informations. Viva QSE peut assister le Client ou agir sur mandat, sans remplacer les obligations propres du responsable du traitement. Un retard d’information ne supprime pas automatiquement tout recours et n’exonère pas Viva QSE de ses propres manquements.

Confidentialité. Chaque partie garde secrètes les informations de l’autre portées à sa connaissance, pendant le contrat et dix ans après.

Non-sollicitation. Pendant le contrat et 24 mois après, le Client ne sollicite ni n’engage, directement ou indirectement, aucune personne ou entité identifiée dans la mission comme collaborateur, partenaire ou sous-traitant de Viva QSE, sans accord écrit préalable. À titre de clause pénale, la violation donne lieu à une indemnité égale à six mois de rémunération ou d’honoraires de la personne concernée.

Article 14Références clients

Aucun consentement publicitaire n’est présumé. Viva QSE n’utilise le nom, le logo ou le cas du Client comme référence (site, Malt, LinkedIn, plaquettes) qu’avec son autorisation écrite, libre et explicite. Cette autorisation peut être recueillie par simple email, indépendamment de la livraison et de sa validation. Elle est valable sans limite de durée et révocable à tout moment sur simple demande à bonjour@vivaqse.fr ; Viva QSE retire alors la référence sous 7 jours ouvrés.

Article 15Annulation, report et fin anticipée

Mentoring et rendez-vous planifiés. Les parties se préviennent dès que possible en cas d’empêchement et conviennent d’un report. Le barème d’annulation des anciennes formations ne s’applique pas au mentoring. D’éventuels frais de réservation ou d’annulation doivent être expressément prévus et acceptés au Devis ou dans le programme de mentoring.

Build. L’acompte reste acquis à Viva QSE si le Client annule ou reporte la mission de son fait après la signature : il indemnise la réservation du planning. Si le Client interrompt la mission en cours, les travaux réalisés au-delà de l’acompte sont facturés au prorata de l’avancement réel, sur la base des livrables produits. Ces sommes constituent une clause pénale que le juge peut modérer (article 1231-5 du Code civil).

Run. Voir l’article 8.

Article 16Dispositions générales et litiges

Notifications. Toute notification peut être faite par email avec accusé de réception ou tout moyen écrit équivalent. La lettre recommandée reste possible mais n’est jamais exigée à peine de nullité.

Cession. Le contrat est conclu en considération de la personne des parties ; il ne peut être cédé sans accord écrit, sauf fusion, absorption, cession de fonds ou transmission universelle de patrimoine, notifiée dans les 30 jours.

Divisibilité. Si une stipulation est invalide, les autres restent applicables et les parties lui substituent de bonne foi une clause valide d’effet proche.

Imprévision. Si un changement de circonstances imprévisible rend l’exécution excessivement onéreuse pour Viva QSE (article 1195 du Code civil), celui-ci peut demander une renégociation de bonne foi des conditions de la mission.

Droit applicable. Droit français. En cas de différend, les parties cherchent d’abord une solution amiable sous 30 jours et peuvent recourir gratuitement au Médiateur des entreprises. À défaut d’accord amiable, la juridiction compétente est déterminée selon les règles de compétence de droit commun. La tentative amiable n’empêche pas les mesures urgentes ou conservatoires ni les démarches nécessaires à la préservation des délais de recours.